新大阪の税理士のITメモランダム

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ペーパーレスに向けて〜DocuWorks(ドキュワークス)の活用

ペーパーレスに向けて

今回は僕も3年ほど使っている文書管理ソフトDocuWorks(ドキュワークス)の紹介です
このソフトのお陰で書類棚が増えずにすんでいます(笑)
完全なペーパーレスとはいきませんが近づけることは充分にできます

DocuWorksとは

DocuWorksとは富士ゼロックス株式会社製のドキュメントハンドリング・ソフトウェアです
2014/6/25現在は解消していますが重大な不具合がバージョン8.0.3で起きていたので
インストールする際のメディアには充分気を付けて下さい

商品サイトによると「紙と電子を一元管理できる」とありますが一言で言ってしまうと文書管理ソフトです
従来までは紙で見たり書き込みや付箋を貼るといったことをパソコン上で行えるようにするソフトウェアです

管理ソフト「DocuWorksDesk」実際の画面です

よくある誤解〜ゼロックスの複合機でないと使えない?

答えは「ノー」です
ドキュワークスのソフトをインストールするだけです
DocuWorksについて人と話してよく思うことですが
富士ゼロックス株式会社製ということでゼロックスでないと使えないのではないか?とか
大きなコピー機・複合機がないと使えない使えないのではないか?
という誤解が意外に多いです

PCのみでも使えます

複合機がなくてもDocuWorksをインストールすると下のようにDocuWorksPrinterが登録されます
これを使ってプリンタで印刷する感覚でDocuWorks文書を作成することができます

また画像やPDFも取り込むことができます

複合機やスキャナがあればなお便利に

とはいえ紙の書類を減らすのであれば複合機やスキャナなどは必要になってきます
僕はA4対応の複合機とPFU社製のScanSnap S1500を使っています
これらがあると他にも便利な使い途があるのですがまたの機会に紹介したいと思います

DocuWorksのメリットとデメリット

メリット

○紙を減らすことができる
正直これに尽きます
紙代と保管スペースの節約
また書類を探すのに席を立つ必要がありません
モノの探す時間はバカにならないと聞きます
これを使うことでかなりのストレスから解放されていると思っています
○扱いやすい
ドラッグ&ドロップで書類を束ねたり並べ替えたりなど直感的に操作できます
またPDFに比べてですがファイルサイズも小さく操作感も軽いです
○PDFや画像の変換も可能
DocuWorksを持っていない人向けにビューアソフトもありますが
他人に渡す時はPDFか画像に変換しています

デメリット

○外出先で気軽に見られない
こちらは使う人の環境にもよります、また気軽に見られる方が良くないケースもありえます
まあ個人の意見として受け取って下さい

たとえば外でスマートフォンやiPadなどで見たい場合
ビューアアプリがあるので外で見るファイルをあらかじめコピーしておけば外出先でも見られます
ただあらかじめわかっていればPDFに変換しておく方が扱いはラクです

では急に見たいファイルがあった場合は、、、
見られないことはないのですが(今回は触れません)かなり面倒です
クラウドのデータを直接見るサービス(Working Folder)がありますが月額制の有料です
現状の結論は「PCを立ち上げる」ということになります

DocuWorksでできること

DocuWorksに取り込んだ文書をどう扱うかについて簡単に触れておきます
ちなみに僕はDocuWorks7を使っています

閲覧

文書をダブルクリックして閲覧します
プレビュー画面でも閲覧ができます

編集

こればパソコンならではの操作になります
複数の文書をひとまとめにしたり(束ね)複数枚の文書を1枚ずつにしたり(ばらし)
ページのコピーや切り取り、削除するほか
一覧画面からドラッグ&ドロップで順番を並べ替えたり
ページの順番を逆順に並べ替えたりの操作ができます

文書ファイルを右クリックしたところ

アノテーション

アノテーションは「書き込み」と考えて下さい
例えば、官公庁で提供されている文書にテキストを書き込み紙に印刷し押印して提出、といったことや
また矢印を入れたり付箋を貼ることもできます

バインダー作成

複数の文書をひとまとめにするバインダーというものを作成します
先の「束ね」とちがいバインダー内では文書ごとに順番を変えたり
それなりのファイル名さえ付けておけば中にどんな文書があるかがすぐにわかるようになります
例えば、申告書・決算書・内訳書で1つのバインダーを作っておけば
後で決算書だけ抜き出すとかコピーするということが簡単にできます


1ライセンスあたり1万円強と今日のソフトウェアとしては値段が張りますが
節約できる紙・スペース、また時間の効率を考えると十分元は取れると思います
体験版もありますので気になった方は試してみて下さい