新大阪の税理士のITメモランダム

スマホやITの活用法や税務会計のこと

タスク管理:todoistの活用法(1)〜プロジェクトとラベル

今日はtodoistの話です

このサービスの説明や使い方やタスク管理、TODO管理、GTDの詳しいことは検索すればいくらでもあるのでそちらに任せて

今回はtodoistのプロジェクトやラベルの関係や僕がどんな風に使っているか
良いと思うところ悪いと思うところ等を書いてみます

次回は僕がやってるちょっと便利な使い方の紹介です 

 

iPhone用のアプリはこちらです

 

todoistとは

「やる(べき)こと」や「やりたいこと」の管理 に使えるツールの1つです

これは種類がいっぱいあって例に漏れずGoogleTaskにtoodledo、OmniFocusやNozbeなど僕も色々なツールを使ってきましたが今はこれに落ち着いています

基本無料ですが有料プランはWEBサイトの場合は¥3,399/年(30日以内の返金保証あり)、iTunesストアからは¥3,500/年(返金保証なし)なのでWEBサイト経由がお得ですね

無料で初めても何日かすると1ヶ月の無料アップグレードができるメールが来るはずなのでそれで決めればいいかと

分かれ目はラベルが使えるかどうかですね(後述)

todoistのプロジェクトとラベル

todo(以下「タスク」)のまとめ先や置き場としては基本になるinboxの他にプロジェクトとラベルがあります

todoistのプロジェクト

言葉通りのとらえ方だと「期間が決まっているもの」の感じですが僕の使い方では

プロジェクトはデスクの引き出しやフォルダのような使い方をしています
1つのタスクを2つ以上のプロジェクトに入れることはできません

プロジェクトの終了時にはタスクのようにチェックを入れるのではなく「アーカイブ」という処理で見えなくすることになります(後で見ることは可能です)
あとプロジェクトに期限を付けることはできません

何のプロジェクトにも入らないタスクはinboxに置くことになります

プロジェクトやタスクのの階層管理

プロジェクトもタスクも階層管理ができます
プロジェクトの下にプロジェクトを作ったりタスクの下にタスクを作ることもできます

todoistのラベル

ラベルは付箋と考えると分かりやすいかも
つまり1つのタスクに2つ以上のラベルを付けたり逆に付けないこともできます
またプロジェクトにラベルを付けることはできません

ここまでをまとめると下のような図になります

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どんな風に使っているか

プロジェクトとラベル

主なプロジェクトは

  • ルーチン(決まった日にすること)
  • 顧客(法人と個人に分けその下に顧客ごとプロジェクトを作成)
  • 事務所(事務所の雑事)
  • 読書(読んでいる本を)
  • プライベート
  • 買い物(買うものや買いたいもの)
  • リファレンス(todoistの使い方のメモ等) 
  • Blog(ブログ用のネタとか)
  • いつか(現在は考え中のもの等)

を入れています、当然管理の主体は顧客関係になります

まあこの区分けではどこに入れるか迷うケースもあるのですが期日さえ入れておけば1週間前にはチェックがかかるのであまり深く考えないようにしています

ラベルですが実はあまり使っていません

その時々のトピック的なもの(確定申告や年末調整等)を入れる事も考えたのですが他の方法で一覧できるようにしています

その他

他にはその日が期限のタスクや期限切れのタスクをメールで送信する機能とカレンダーとの同期機能

以前紹介したPocketに登録したリンクをtodoistのタスクに自動で登録して後で見逃しを防ぐようにしています(IFTTTというサービスを使っています) 

todoistの良い点、悪い点

良い点

  • PC、iPhone、iPadで使える
  • 動作が軽い
  • 操作が比較的分かりやすい
  • 繰り返しの設定が細かくできる

悪い点

  • 繰り返しの入力方法が相当わかりにくい
  • iPhoneのタスク名にある文字が入ると勝手に期限が決まってしまう
  • PCで複数のタスクの操作ができない(かも?)
  • PCで複数タスクの一括登録ができない(かも?)

すみません、複数タスクの方法は自分が知らないだけかも知れないですが
一括で期限やプロジェクト変えられたり一括で登録できるとかなり助かるので

繰り返しの設定が細かくできる反面、日本語で入れなくてはならず結果
呪文のようにリファレンスを見なきゃとてもできないです(^_^;

例えば「10日ごと」はダメで「10日毎」ならOKとか、、、

「ある文字~」というのはiPhoneでの登録で「水泳」と入れると水曜日期限の「泳」というタスクができてしまいます

回避方法考えるのもバカバカしいし把握済みのようなので早期の対応を願っています

 

色々と書いていますが期待の裏返しということで
WEB上での動作が軽快で他のサービスとの連携が便利に使えているので現状はこれを使い続けようと思っています

次回は他のサービスとの連携を中心に書いてみようかと

ja.todoist.com

 

参考記事

stax77.hatenablog.com