新大阪の税理士のITメモランダム

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ペーパーレスに向けて その2〜ScanSnapとDocuWorksの連携

直納☆ for DocuWorksの活用

以前の記事で紹介したDocuWorks(ドキュワークス)の続きになります
2014/6/27 ペーパーレスに向けて〜DocuWorks(ドキュワークス)の活用
ドキュワークスを使うことで印刷する代わりにドキュワークス文書でPC上で書類を管理できるようになります
では、これまで紙で保管していた書類や紙で届いた書類はどうするのかという問題が出てきます

スキャナの活用〜ScanSnap(スキャンスナップ)

バラせる書類を前提に一番手っ取り早いのは紙を置くだけでスキャンしてくれるシートフィードスキャナでしょう
代表的なモノはやはりPFU製のScanSnapでしょう
僕もScanSnap S1500を3年ほど使っています

スキャナ ScanSnap (スキャンスナップ) : 富士通のスキャナ

S1500や後継機種のiX500の様な据え置き機でしたら
コピー機にセットする感覚でスタートさせると次々とスキャンしてくれるので手間がかかりません
重送という重なって紙が送られると即座にストップして途中からやり直すこともできます
もちろん両面にも対応しておりハガキや名刺、レシートもスキャンできます

通常セットできるのはA4までですが専用シートを使いA3までのスキャンも可能です
当時のフラッグシップでAdobe Acrobat Standardが付いていてPDFの編集で重宝しました
(これは後継機種のiX500でも同様です)

しかしスキャンスナップでは基本的にPDFの作成しか行えず
ドキュワークス文書と同様に扱うには変換処理をしなくてはなりません
つまりドキュワークスでの使用を前提とするとどうしても一手間多くかかってしまうことになります

直納☆ for DocuWorks

販売:Softfarm
スキャンスナップから直接ドキュワークスに格納するソフトです(シェアウェア)
ソフト詳細:直納☆DocuWorks
ソフトの金額は3,000円ほどです
登録前は体験版として使用ができます(枚数制限あり)

このソフトを連携すればスキャンスナップをドキュワークス用のスキャナとして使えるようになります
最初の設定は要りますがマニュアル通りに設定すれば問題なくできると思います
これを使うと特別な操作無しで意識せずにスキャンスナップからドキュワークスに取り込むことができるようになります

ペーパーレスのための一連のしくみ作り

これでペーパーレスに向けての一連のしくみ作りができるようになります

まずDocuWorksへ

書類を紙で印刷せず

  • DocuWorks文書で出力する
  • 紙類はScanSnapから直納☆ for DocuWorksを通じてDocuWorks文書に

ドキュワークスに送ったら束ねたりバインダーを使って整理します
事務所や自分用に保管しておくものはこれで十分です
もちろんデータのバックアップはしっかり取っておきましょう

DocuWorksから

ドキュワークスで作った書類は

  • プリンタに紙で出力して提出・配布

PDFに変換して

  • メールで送信
  • ファイルとして配布
  • FAXで送信(PC-FAX等で)


このしくみができれば提出するものや渡すもの以外は紙を使わなくても済むようになります
デュアルディスプレイ等を活用すれば「確認用に紙で出す」ことも減らせるようになるはずです
それなりの投資は要りますがそれを補う効果は十分にあります