新大阪の税理士のITメモランダム

スマホやITの活用法や税務会計のこと

ペーパーレスに向けて その3〜ScanSnap Managerの活用

それでも紙が溜まってしまう原因

前の回でScanSnapとドキュワークスの連携の事を書きましたが
スキャンスナップで取り込む際に場合によっては手数が多くなり
それで面倒くさくなり取り込むべき紙が溜まるという悪循環が起こりえます

手数の増える原因ですが

  • 片面か両面か
  • ひとまとまりかバラなのか
  • カラーか白黒か

細かなところを挙げるとキリが無いですが
大まかなところではこんなところだと思います

この辺はカラー・白黒以外は取り込んだ後で
バラしたりくっつけたり削除することになりますが
せっかくなので何とかしたいところです

ScanSnap Managerの活用

ScanSnapのコントロールソフトScanSnap Managerを使って
色々な条件を登録してしまいます

使い方ですがタスクバーの端にあるScanSnap Managerのアイコンを左クリックすると
登録された取り込み方法が一覧で出てきます
このアイコン

私の現在の設定項目

全て前回の直納☆Docuworksを使っています
設定を変える時は使うものをクリックします

言葉の意味はこんな感じです

  • 標準………セットされた紙の両面を取り込んで1つのドキュワークス文書を作ります
  • 単票………セットされた紙の両面を取り込んで1枚毎に1つのドキュワークス文書を作ります
  • 片面………セットされた紙の片面を取り込んで1つのドキュワークス文書を作ります
  • 片面単票…セットされた紙の片面を取り込んで1枚毎に1つのドキュワークス文書を作ります

白黒とカラーは最初分けていましたがあまり使い分けなかったので今は自動にしています
基本は標準を使い、取り込むものに応じて設定を変えて取り込みます

設定の使い分けですが一例として名刺やハガキなら単票
レシートや写真なら片面か片面単票
種類の違うものをまとめて取り込む時は単票を使うと後の整理がしやすいです

ScanSnap Managerの設定方法

ScanSnap Managerのアイコンを右クリックして
Scanボタンの設定をクリックします

設定画面が出てくるので

  • 両面か単票か四角で囲んだ「読み取り面の選択」で選びます
  • 連続か単票かは赤丸の「継続読み取りを有効にします」のチェックで選びます

補足ですが画質のデフォルトは「自動解像度」の様ですが
僕は前からスーパーファインにしています
理由は忘れましたが(笑)一番バランスが取れている気がするからだと思います

ついでにオプションの方ですが
「白紙ページの削除と原稿の向きの自動補正」の2つにチェックを入れて有効にしています
この辺は人それぞれかも知れません

Evernoteを使う人だと設定はもっと多いかも知れませんが
僕は一度ドキュワークスに入れてから必要に応じてPDFや画像にして使っています
ルートを少なくした方が使う時に迷わずにすむからです