新大阪の税理士のITメモランダム

スマホやITの活用法や税務会計のこと

iPhoneとChromeでGmailの使い勝手を良くするためにしていること

昔のブログで書いていた内容が一部重複しますのでそちらも参考に
今さらGmail+Chromeで署名の切替とBccの自動入力ができるようになった(追記あり)|税理士白川浩の日記

使うのはiPhoneとGoogleChrome

僕がメインで使っているのはGmailです
PCではGoogleChromeをモバイルではiPhoneを使っています
なおiPhoneでは標準のメールアプリを使っています
本来はプッシュ通知に対応しているGmailアプリを使いたいのですが使っていません
理由は今日の最後に

1.ラベルを付ける

他のメールソフトではフォルダと同じように使えます
いわゆるフォルダとの違いはラベルは重複して付けることができます
ラベルを設定することでメールの整理ができるようになります

どういう分け方が良いのか

僕は仕事関係で1つのくくりを作って顧客ごとに作る場合はサブラベルを作っています
同様にプライベートでも1つのくくりを作り
必要に応じて友人ごととかグループごとにサブラベルを作ります

その都度ラベルを付けるのか?

僕はメールに直接ラベルを付けることはあまりしません
単純に「面倒」だからです
その代わり送受信時に自動的にラベルを付けられるようにフィルタを使っています

フィルタを使いこなすことでGmailの使い勝手は大きく増すことになります

フィルタとは

Gmailにはフィルタといって
ある条件を満たすのメールの送受信時に色々な動作を指定することができる機能があります

ある条件には

  • Fromアドレス
  • Toアドレス
  • 指定の件名
  • 指定の語句を含む
  • 指定の語句を含まない
  • 添付ファイルあり
  • サイズが指定の値より大きいメール

色々な動作には

  • 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
  • 既読にする
  • スターを付ける
  • ラベルを付ける
  • 指定のアドレスに転送する
  • 削除する
  • 迷惑メールにしない
  • 返信定型文を送信
  • 常に重要マークを付ける
  • 重要マークを付けない
  • 適用するカテゴリを指定

とかなり多く、これを使ってできることが色々あります

2.フィルタを使ってiPhoneのメール通知を最小限にする

iPhoneにいつしか追加された便利機能の1つに「通知機能」があります
メールを受信した時に音や画面表示で知らせてくれます
しかし何も設定しないままでは必要なメールや不用なメールかかわらず
「受信トレイ」に届いたら必ず通知されてしまいます
そうなるととてもじゃないけどメールの通知機能は使えたものにはなりません

どうすればメールの通知機能が生きるのか?

答えとしては「必要なメールのみ受信トレイに届く」ですが
実際問題として完璧にできるものではないので
次善策として「不用なメールは受信トレイに届かなくする」ことです

フィルタの設定は

最初の設定は大変です
基本的には条件として「指定アドレスからのメール(fromアドレス)」
の動作に「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」とついでに「迷惑メールにしない」
を指定します

これは自動化とかができないので1つ1つつぶすしかないです
僕はメルマガの来るアドレス等はこれに入れています

この設定が終わった後にも受信トレイに入ってきた不用メールは
一度そのまま置いておいてPCを開いた時にその都度フィルタの設定をしています

この方法は設定当初が特に大変で面倒ですが
運用していくうちにフィルタが鍛えられる(笑)と効果を発揮するようになります
対応の必要なメールのみiPhoneに通知が来るのでメールの見落としや見逃しが少なくなります
結果として素早い対応が可能なっていきます

3.メールは自分のアドレスをBCCに追加して送信する

BCC等は旧ブログも参考に
良く言われている方法で相手とのメールのやりとりの中に
自分が送ったメールが入っていると話の流れが掴みやすくなります
Gmail以前のメールソフト中心の頃はかなり有効なテクニックでした

しかしブラウザのGmailやiPhoneにはメールのスレッド表示という
BCCを使わないで一連のやりとりを見やすくする機能が付けられるようになりました
確かにブラウザではスレッド表示にするとスッキリと見られます

しかし僕が使った感想としてiPhoneのメールアプリだとスレッド表示にすると
かえってわかりにくくなるなることがありました

スレッドは件名が中心になるため1年も前のメールに返信が出されたりすると
時系列が混乱して送ったはずのメールが見つからない事もあったり(^_^;

結局iPhoneの様な小さい画面ではスレッドよりも
時系列で並んでいる方が必要なメールが探しやすかったです

結果iPhoneでのメール設定では
「スレッドにまとめる」はオフ、「常に自分にBccを追加」をオンにして使っています
PCでメールを送る時はGoogleChromeのアドオン「Template Switcher for Gmail」を使い
Bccに自分のアドレスを自動で入るようにしています
「Template Switcher for Gmail」は旧ブログを参考に設定して下さい
(3年も前の記事ですが使い方は変わっていません、ずっと重宝しています)

4.さらに見やすくするためのフィルタ設定

というより前のBccを使うテクニックの条件として
同じアドレスとのメールのやりとりのみ見られるようになってないとまた混乱する恐れが出てきます

良く行うのは指定アドレスからのメールにラベルを付けるフィルタを設定することですが
僕はこの時に指定アドレスに送るメールにも同じラベルを付けるフィルタを作ります

アドレスで検索する方法もありますが
同じアドレスについてこの2つのフィルタを付けるとラベルの中でやりとりを見ることができますし
iPhoneでも簡単に見ることができるようになります

最後に

最初に書いたiPhoneのGmailアプリの最大の不満が
送信メールのBccに自動で指定のアドレスを入れられないことです
折を見てネットを検索したりして探しているんですができないようです、残念

今回の一連の設定は最初は面倒かも知れませんがやってしまえば
iPhoneでのメールの使い勝手が大きく増すようになるので良かったら試してみて下さいね

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